MANUALES ADMINISTRATIVOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO
MANUALES ADMINISTRATIVOS:
Son documentos que contienen información ordenada y sistematizada de la empresa.
OBJETIVOS:
A)Sistematizar la información de la empresa. Las empresas cuentan con información acerca de como se formo, es decir , su historia, determina objetivos, cuenta con información de los puestos que integran la empresa.
B)Informar. Informará a todos los miembros de la organización sobre los diferentes aspectos de la empresa como son su historia y evolución, su estructura orgánica ,objetivos,políticas, sus procesos.
C)Auxiliar en la inducción y capacitación del personal. Cuando un empleado ingreso a la empresa , parte importante de su buen desempeño dentro de ella es que la conozca y se familiarice tanto con la empresa como con su puesto, como se creo la empresa, cuál es su misión, visión, filosofía, valores, quien será su jefe, cuales funciones va a llevar a cabo.
D)Estandarizar los procesos, funciones y actividades de la empresa. El tener por escrito los procedimientos en manuales de procedimientos permite dar al personal en forma detallada como va a desarrollar sus funciones, capacitar al personal, evaluar su desempeño y servir de base en la auditoria administrativa.
E)Cubrir un requisito de certificación ISO. Una empresa que quiere certificado tiene que cubrir necesariamente el requisito de contar con los manuales administrativos ,también llamados manuales de calidad.
CLASIFICACION:
POR SU NATURALEZA
- MICROADMINISTRATIVOS: los cuales contienen información de una sola empresa o de una área de la empresa.
- MACROADMINISTRATIVOS: utilizados en los corporativos donde se incluye información de mas de una empresa.
- MESOADMINISTRATIVOS: que incluyen información de una o mas organizaciones de un solo sector.
POR SU AREA DE APLICACION
El origen de este tipo de manuales administrativos parte de que las empresas pequeñas y medianas cuentan por lo general con una estructura organizacional pequeña es decir no tienen gran cantidad de niveles jerárquicos, pero debido al crecimiento y expansión de las empresas en vez de contar con un solo manual para toda la empresa se elaboran por áreas y cada uno de estas contienen información de un área en especifico de la empresa.
POR SU CONTENIDO
La magnitud de la empresa y la naturaleza y complejidad de sus funciones servirán para determinar la especialidad y cantidad de los manuales. Las empresas cuentan con manuales de diferentes tipos ; manuales de bienvenida, de inducción, de calidad, de operaciones, de proveedores, de clientes, de objetivos, de políticas, de diagramas de flujo, y de puestos.
POR SU AMBITO
- MANUALES GENERALES: que contienen información global de la empresa, incluyendo información del área de recursos humanos, finanzas, mercadotecnia, operaciones e informática.
- MANUALES ESPECIFICOS: que contienen información detallada de toda la empresa; por ejemplo el manual de formatos de la empresa incluye todas las formas tanto impresas como digitales que se emplean en las operaciones de la empresa.
DIAGRAMAS DE FLUJO
Es una técnica que permite representar gráficamente las operaciones y estructuras que se van a realizar, por medio de la representación de los pasos de un proceso.
Los diagramas de flujo sirven para aclarar como funciona las cosas y como pueden manejarse, además ayuda a buscar los elementos claves de un proceso y facilita el conocimiento general del proceso.
Ejemplos de diagramas de flujo
TIPOS DE DIAGRAMAS DE FLUJO
- FLUJOGRAMAS DE PRIMER NIVEL O DE DIRECCION DESCENDNTE: muestra los pasos principales de un proceso y puede incluir también los resultados intermedios de cada paso y subpasos correspondientes , se usa para obtener un panorama básico del proceso e identificar los cambios que se producen en el proceso.
- FLUJOGRAMA DE SEGUNDO NIVEL O DETALLADO: indica los pasos o actividades de un proceso incluye demás puntos de decisión, periodo de espera , insumos y resultados. Se utiliza para examinar áreas del proceso en forma detallada y para buscar problemas o aspectos ineficientes.
- FLUJOGRAMAS DE EJECUSION O MATRIZ: representa en forma grafica el proceso en términos de quien se ocupa de realizar los pasos, tiene la forma de matriz e ilustra los diversos participantes y el flujo de pasos entre esos participantes, es muy útil para identificar quien proporciona los insumos o servicios a quien.
EL PROCESO DE DISEÑO
- Formulación del problema
- Análisis del problema
- Búsqueda de soluciones( método d búsqueda de soluciones)
- Decisión(proceso general de la decisión)
- Especificación de la solución.
CONCLUSION
Los manuales administrativos son muy importantes e indispensables para un mejor funcionamiento de cualquier organización, la tarea de elaborar un manual administrativo requiere la participación voluntaria de todos los empleados de cada departamento, contar con un manual administrativo facilita la contratación, capacitación e inducción de nuevos empleados además de que el diagrama de flujo se basa en la utilización de diversos símbolos y al igual que los manuales es muy importante y representa gráficamente un algoritmo.
